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La Vanguardia

Raimond Torrents Fernández, Especialista en eventos corporativos

Eventos: cuando la comunicación es toda una experiencia

Está comprobado que el ser humano, cuando se encuentra en una situación cómoda y en un entorno amistoso, es más empático, está más receptivo y se comunica mejor.  Para explicar cosas complejas o difíciles de entender, lo mejor es tener a nuestro interlocutor delante para poder ver sus reacciones y asegurarnos que entiende el mensaje. Hablemos de eventos pero permítanme dos comentarios previos:

Primero: hay mensajes que, por su importancia o complejidad,  no pueden comunicarse de otra forma que no sea cara a cara, en vivo. Pero la comunicación en vivo es cara. Reunir a 500 médicos en un congreso o a 200 vendedores en su convención anual de ventas supone un coste por impacto muy por encima de cualquier medio alternativo (publicidad, marketing directo, promociones, prensa...).

Segundo: las empresas saben que hoy, más que nunca, el factor humano, las personas, son el elemento clave de sus negocios.¿Por qué reunir a 500 oftalmólogos en una bonita ciudad costera cuando podríamos presentar los contenidos de nuestro congreso a través de un foro de Internet?,¿por qué para presentar un producto a sus clientes potenciales alquilamos un crucero de lujo?

Un destino turístico atractivo (bien comunicado y debidamente dotado de infraestructuras para reuniones) ayudará a crear aquella atmósfera adecuada que invite a nuestra audiencia a participar activamente del acto y favorecerá una comunicación fluida. La actitud de la audiencia es clave para que el acto de comunicación sea efectivo, y esa actitud puede depender, en gran medida, del entorno en el que esa comunicación tenga lugar.

La teoría es fácil: ¿queremos comunicar un mensaje? Bien, pues estudiemos en profundidad a quién nos dirigimos, construyamos el mensaje a su medida, vistámoslo de forma que aparezca atractivo ante la audiencia y dotémoslo del marco adecuado que facilite esa comunicación. La teoría, insisto, es fácil; la aplicación práctica, no tanto.
Un congreso, una convención o una feria son eventos en vivo, en directo. Son actos de comunicación que generan experiencias y su gran fuerza reside precisamente ahí, en que son actos vitales que se perciben a través de los cinco sentidos, que provocan emociones y sentimientos y, precisamente por ello, porque el mensaje se construye con mucho más que palabras, permiten transmitir ideas complejas que, de otro modo, sería imposible comunicar. Además, los eventos generan recuerdos duraderos y actitudes sólidas. Y de ahí su eficacia. Y de ahí, también, sus peligros. Un evento mal organizado, un destino mal elegido o una inoportuna huelga pueden dar al traste con el mensaje, con el negocio y con la imagen tanto de la empresa organizadora como de la ciudad anfitriona. Y el recuerdo del desastre, por la misma fuerza del directo, también será duradero.
El negocio de los eventos no tiene grandes secretos, pero organizar un evento no es fácil, ni mucho menos. Lo realmente complicado de la organización de eventos es todo aquello que se deriva de su condición de actos en vivo.
Y las empresas (permítanme que en este término incluya  todo tipo de sociedades e instituciones) lo tienen claro. Si la comunicación con ciertos colectivos de su entorno es clave, también lo es que esta comunicación sea efectiva. Las empresas gastan mucho dinero en sus eventos para obtener un resultado. Los eventos son una inversión, no un gasto, y cuidar de la inversión es garantizar que todo funcionará según lo previsto, que el evento será eficaz y que cumplirá con sus objetivos. Y además todo debe salir bien  a la primera. En eventos no hay segunda oportunidad.

Afortunadamente en nuestro país cada día hay más y mejores profesionales en un sector que no para de crecer, de especializarse, de evolucionar, de formarse. En poco más de 15 años hemos sido capaces de crear un sector donde apenas había nada y, además, hacerlo bien. No existen  cifras contrastadas pero, sin temor a equivocarme demasiado, puede estimarse que el sector del turismo profesional en España (eventos corporativos y congresos) genera un negocio cercano a los 6.000 millones de euros al año. ¡No está mal!

Y vamos a más. Durante los últimos diez años se han multiplicado las agencias de eventos, los profesionales de  la comunicación en vivo, los medios audiovisuales para reuniones, los cursos de expresión oral y corporal para ejecutivos, las posibilidades del power point, las actividades de team building, las ferias y encuentros profesionales del sector, las revistas especializadas, los cursos de formación... ¿Casualidad? Claro que no. La comunicación de las empresas con su entorno cada día es más difícil y está expuesta a más interferencias. El valor de la buena comunicación aumenta y los eventos constituyen una herramienta que, bien gestionada, puede garantizar un acto de comunicación eficaz y, por tanto, rentable.