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La Gaceta de los Negocios

Entrevista a Mercè Chopo, Directora general de DOCUTECA

"Una buena gestión de la información proporciona un ahorro de tiempo, espacio y dinero"

Docuteca cuenta con oficinas y naves de almacén de documentos en Madrid y Barcelona

Docuteca nace en principio como parte integrante del circuito natural de trabajo del grupo ECA Global. Por las múltiples actividades del grupo, muchas de ellas vinculadas a la administración, se generaba un volumen enorme de documentación que debía tratarse y ser archivada correctamente y en condiciones adecuadas de conservación. Es por eso que Docuteca se constituye como división de ECA y pasa a ofrecer soluciones de forma externalizada a las empresas clientes del grupo. Más tarde, a inicios del año 2003, Docuteca se constituye como empresa alcanzando un alto nivel de especialización y captando el reto que se iba produciendo en el mundo empresarial de la llamada Sociedad de la Información.

-¿En qué consisten sus servicios de gestión de información y documentación?
La carta de servicios que ofrecemos al cliente depende de las necesidades del propio cliente. Tratamos a cada cliente, a cada empresa, de forma personalizada, conscientes de que cada caso es único. Nuestro sistema se adapta a la conveniencia de cada empresa en lo que a su archivo se refiere: guardado en formato tradicional (en papel), pasarlo a formato electrónico, gestionar externa o internamente los archivos, poderlos consultar de forma regular, esporádicamente, visionarlos o simplemente guardarlo en lugar seguro y en condiciones óptimas de conservación.
-¿Cuál es la aportación de valor más significativa de una gestión de la información optimizada?
Creemos que hay muchas ventajas en una buena gestión de la información, pero las principales que podríamos citar son económicas y de ahorro de espacio y de tiempo. Además, que una empresa especializada se encargue de la gestión y la documentación de la información comporta que el cliente pueda concentrarse más en su propia labor y que por lo tanto aumente su productividad.
 -Outsourcing o insourcing, ¿cuándo es apropiada una u otra estrategia para la gestión documental de una empresa?
Dependiendo de la documentación del cliente y de la confidencialidad de la información que éste contenga se puede sacar al exterior o archivar y custodiar en la empresa misma.
 -¿Cuál es el perfil de sus clientes o en qué zonas geográficas ofrecen servicios?
No tenemos un perfil específico de nuestros clientes. Cualquier empresa, sea cual sea su ámbito y tamaño, es susceptible de necesitar nuestros servicios.
Nuestro ámbito de actuación es preferiblemente Madrid y Barcelona y sus respectivas áreas metropolitanas. En Barcelona, en 22@ tenemos un centro de digitalización, grabación y escaneo de datos en el que disponemos de 300 puestos de trabajo, y en el centro de Madrid disponemos de 200 puestos más. Después de tratar los documentos, manual o  telemáticamente, los trasladamos a las naves de custodia y archivo. Por supuesto en cualquiera de estas fases, el cliente puede consultar sus documentos física o electrónicamente.
 -¿Existen diferencias sustanciales entre la gestión documental de un despacho profesional, poro ejemplo un despacho de abogados, y una empresa industrial o comercial?
Como he mencionado anteriormente, a cada cliente se le diseña un servicio a medida de sus necesidades a través de procedimientos informáticos, telemáticos  etc siempre de acuerdo con nuestro manual de calidad, ya que estamos certificados de acuerdo a las normas UNE-EN ISO 14000-1996; UNE-EN ISO 9001-2000 ; PNE 165 010EX OHSAS 18001-1999.

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