Entrevista a Rocío Cabello de los Cobos, CORPORATE & INTERNATIONAL SALES DIRECTOR de CANON ESPAÑA & PORTUGAL
"En Canon llevamos décadas desarrollando soluciones para que las empresas catalanas consigan ahorrar costes e incrementar la productividad de sus empleados"
Existe una tendencia hacia un incremento de la digitalización de documentos para que los flujos de trabajo resulten más sencillos precisamente para responder a dos retos: descenso de costes y aumento de eficiencia. En Canon llevan décadas desarrollando soluciones para lograr que las empresas catalanas consigan ahorrar costes e incrementar la productividad de sus empleados a través de la implantación de sistemas de gestión de la información y de la impresión de acuerdo a sus necesidades.
¿Qué demandan actualmente las empresas en cuanto a soluciones tecnológicas?
Ha tenido que llegar una situación económica complicada para que, por fin, los costes asociados al flujo del documento tanto en la administración pública catalana como en las empresas privadas de la región tengan el foco de atención que merecen dentro de la estrategia global de las mismas. No es que antes no estuviera ya presente, es solo que, ahora, en las conversaciones que mantengo con mis clientes observo un interés mayor por sacar todo el partido a sus inversiones en la gestión del documento y poder demostrar que, efectivamente, las soluciones tecnológicas adquiridas ofrecen una respuesta real a dos retos que en estos momentos toman mayor relevancia: ahorro de costes y aumento de la productividad.
¿Cuál es la propuesta de Canon para dar respuesta a esta demanda?
Es destacable que el 90% de las empresas desconozca cuál es su gasto real en impresión, según señala un estudio del analista Buyers Laboratory. Además, este gasto suele ser mucho más alto de lo que se imaginan, entre un 1 y un 3% de los ingresos anuales de cada compañía. Es decir, una empresa con unos ingresos de 500 millones de euros puede estar gastando hasta 15 millones cada año sólo en imprimir documentos.
En cuanto a la productividad, IDC señala también que los empleados dedican una media de 500 horas cada año a buscar información en el sistema corporativo. En este sentido, también las nuevas propuestas tecnológicas pueden ayudar a crear un flujo de trabajo donde la información esté localizada, sea fácilmente accesible y conserve unos niveles adecuados de seguridad, reduciendo las horas empleadas en buscar y recuperar documentos.
-¿Qué otras ventajas proporciona la oferta de Canon en impresión?
Todos sabemos que, en muchas ocasiones, se imprime sin control y sin necesidad, casi por costumbre. Pues bien, ha llegado el momento de cambiar esa tendencia. Y si factores como el ahorro o la productividad todavía no nos parecen suficientes, habrá que añadir otros aspectos como la seguridad de la empresa o el respeto al medio ambiente. IDC dice también que el 53% de los empleados afirma haber visto documentos confidenciales de su empresa perdidos en impresoras y copiadoras.
-¿Qué repercusión tiene la gestión de los documentos para la empresa?
Reducir los costes de la impresión e incorporar un proceso de gestión de los documentos incrementando la productividad no sólo es algo necesario, es algo totalmente posible. Además, la experiencia de las empresas que ya lo han logrado indica que no resulta ni complicado ni costoso. Este proceso pasa por definir una estrategia capaz de cubrir todos los aspectos relacionados con el workflow del documento.
Para lograrlo, las compañías deben dejar de ver la tecnología como un simple conjunto de dispositivos y apostar por soluciones integrales. Esta integración pasa también por la incorporación de un modelo centralizado en su parque de equipos y por la puesta en marcha de herramientas de gestión en los procesos de impresión y copia que proporcione a los empleados unas pautas básicas de comportamiento, incorporando medidas de seguridad.
Una gestión adecuada de la información va a repercutir en la organización de la compañía, creando un sistema de almacenamiento y recuperación donde la información esté localizada, accesible y segura, con un acceso controlado a los datos, la impresión o los destinatarios de los documentos. De esta forma se reducirán las horas dedicadas a la búsqueda y recuperación de información, se minimizará el procesamiento manual y se obtendrá el nivel de seguridad necesario para ayudar en el cumplimiento normativo.
Cuando haya un momento es necesario pararse y pensar en ese equipo de impresión que todas las empresas tienen olvidado al final de un pasillo cualquiera. ¿Saben para qué se utiliza? ¿Quién lo utiliza? ¿Cómo se utiliza? El potencial de ese equipo es, sin duda, enorme y está claro que puede suponer un motor de eficiencia para la empresa, pero hemos de tener en cuenta un elemento fundamental, la seguridad. Para evitar que esta pieza clave se convierta en lo contrario: una vía de escape de información muy valiosa para la compañía.
Ha tenido que llegar una situación económica complicada para que, por fin, los costes asociados al flujo del documento tanto en la administración pública catalana como en las empresas privadas de la región tengan el foco de atención que merecen dentro de la estrategia global de las mismas. No es que antes no estuviera ya presente, es solo que, ahora, en las conversaciones que mantengo con mis clientes observo un interés mayor por sacar todo el partido a sus inversiones en la gestión del documento y poder demostrar que, efectivamente, las soluciones tecnológicas adquiridas ofrecen una respuesta real a dos retos que en estos momentos toman mayor relevancia: ahorro de costes y aumento de la productividad.
¿Cuál es la propuesta de Canon para dar respuesta a esta demanda?
Es destacable que el 90% de las empresas desconozca cuál es su gasto real en impresión, según señala un estudio del analista Buyers Laboratory. Además, este gasto suele ser mucho más alto de lo que se imaginan, entre un 1 y un 3% de los ingresos anuales de cada compañía. Es decir, una empresa con unos ingresos de 500 millones de euros puede estar gastando hasta 15 millones cada año sólo en imprimir documentos.
En cuanto a la productividad, IDC señala también que los empleados dedican una media de 500 horas cada año a buscar información en el sistema corporativo. En este sentido, también las nuevas propuestas tecnológicas pueden ayudar a crear un flujo de trabajo donde la información esté localizada, sea fácilmente accesible y conserve unos niveles adecuados de seguridad, reduciendo las horas empleadas en buscar y recuperar documentos.
-¿Qué otras ventajas proporciona la oferta de Canon en impresión?
Todos sabemos que, en muchas ocasiones, se imprime sin control y sin necesidad, casi por costumbre. Pues bien, ha llegado el momento de cambiar esa tendencia. Y si factores como el ahorro o la productividad todavía no nos parecen suficientes, habrá que añadir otros aspectos como la seguridad de la empresa o el respeto al medio ambiente. IDC dice también que el 53% de los empleados afirma haber visto documentos confidenciales de su empresa perdidos en impresoras y copiadoras.
-¿Qué repercusión tiene la gestión de los documentos para la empresa?
Reducir los costes de la impresión e incorporar un proceso de gestión de los documentos incrementando la productividad no sólo es algo necesario, es algo totalmente posible. Además, la experiencia de las empresas que ya lo han logrado indica que no resulta ni complicado ni costoso. Este proceso pasa por definir una estrategia capaz de cubrir todos los aspectos relacionados con el workflow del documento.
Para lograrlo, las compañías deben dejar de ver la tecnología como un simple conjunto de dispositivos y apostar por soluciones integrales. Esta integración pasa también por la incorporación de un modelo centralizado en su parque de equipos y por la puesta en marcha de herramientas de gestión en los procesos de impresión y copia que proporcione a los empleados unas pautas básicas de comportamiento, incorporando medidas de seguridad.
Una gestión adecuada de la información va a repercutir en la organización de la compañía, creando un sistema de almacenamiento y recuperación donde la información esté localizada, accesible y segura, con un acceso controlado a los datos, la impresión o los destinatarios de los documentos. De esta forma se reducirán las horas dedicadas a la búsqueda y recuperación de información, se minimizará el procesamiento manual y se obtendrá el nivel de seguridad necesario para ayudar en el cumplimiento normativo.
Cuando haya un momento es necesario pararse y pensar en ese equipo de impresión que todas las empresas tienen olvidado al final de un pasillo cualquiera. ¿Saben para qué se utiliza? ¿Quién lo utiliza? ¿Cómo se utiliza? El potencial de ese equipo es, sin duda, enorme y está claro que puede suponer un motor de eficiencia para la empresa, pero hemos de tener en cuenta un elemento fundamental, la seguridad. Para evitar que esta pieza clave se convierta en lo contrario: una vía de escape de información muy valiosa para la compañía.